Polityka Prywatności

Od 25 maja 2018 r. w Państwach Członkowskich UE zmieniają się wymogi dotyczące przetwarzania danych osobowych. Wdrożenie RODO wynika po pierwsze z konieczności dostosowania przepisów do rozwoju technologii, a po drugie z potrzeby wprowadzenia jednolitych zasad ochrony danych osobowych we wszystkich państwach Unii Europejskiej.

RODO to inaczej Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (inaczej ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych – RODO).

JollyHeap Svitlana Sapunova uaktualniło politykę prywatności zgodnie z wchodzącym w życie nowym Rozporządzeniem. Firma jest zarówno „ Administratorem”* jak i „Podmiotem przetwarzającym”** dane osobowe, dlatego dokłada wszelkich starań, aby powierzone dane chronić.

Zakres dokumentu

Niniejsze zawiadomienie wyjaśnia, w jaki sposób „JollyHeap” Svitlana Sapunova przetwarza dane osobowe kontrahentów w ramach swoich działań w zakresie współpracy oraz prowadzenia dokumentacji wynikającej z obowiązujących przepisów prawa.

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest „JollyHeap” Svitlana Sapunova, NIP 8992772832, właściciel strony internetowej dostępnej pod adresem www.jollyheap.com (dalej: Strona)

2. Inspektor Ochrony Danych

Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych

3. Źródło i sposób zbierania danych

Dane osobowe są gromadzone w oparciu o informacje przekazywane przez Użytkownika w trakcie podawania informacji oraz przesyłania wiadomości kontaktowych, a także poprzez automatyczne gromadzenie plików cookies w trakcie wizyty na stronie www.jollyheap.com.

4. Cele, podstawa i okres przetwarzania danych osobowych:

4.1 Przetwarzamy te dane w celach opisanych w naszej polityce, aby móc udzielić Ci odpowiedzi na wysłany przez Ciebie za pośrednictwem naszej strony formularz kontaktowy.
4.2 Przygotowanie i podpisanie umowy (oferty lub zamówienia) oraz podejmowanie działań przed zawarciem umowy, w tym:

– Przesyłanie oferty.
– Negocjowanie warunków współpracy.
– Kontakt w sprawach dotyczących umowy (oferty lub zamówienia).
– Podpisanie umowy.
– Przechowywanie umowy.

Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych w powyższej sytuacji jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Dane będą przetwarzane od momentu ich zebrania do czasu wykonania lub rozwiązania powyższych umów.

4.3 Realizacja zawartej umowy (oferty lub zamówienia), w tym:

– Potwierdzenie przyjęcia zlecenia lub zamówienia.
– Kontakt w sprawach dotyczących realizacji umowy lub zamówienia.
– Realizacja działań wymaganych do realizacji umowy lub zamówienia (np. transport, przesyłka).

4.4 Zapewnienie obsługi posprzedażowej, w tym:

– Obsługa procesów reklamacyjnych.
– Obsługa procesów gwarancyjnych.

4.5 Zapewnienie obsługi za pomocą serwisu internetowego Wfirma.pl, w tym:

– Zakładanie użytkownika.
– Przesyłanie komunikatów za pomocą serwisu.
– Nadzór nad działaniami użytkowników.

4.6 Prowadzenie dokumentacji finansowo- księgowej.
Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych w tym przypadku będzie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 74 Ustawy o rachunkowości. Dane wynikające z ksiąg rachunkowych należy przechowywać przez okres pięciu lat liczony od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą.

4.7 Weryfikacja kontrahenta i zabezpieczenie sprzedaży.

4.8 Monitorowanie należności oraz dochodzenie lub obrona roszczeń w sprawach dotyczących współpracy.

4.9 Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami stron umowy o dzieło (np. w przypadku roszczeń wynikających z rękojmi czy też braku uregulowania należności wynikających z umowy łączącej strony).
Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych w tym przypadku będzie art. 6 ust. 1 lit. c i f RODO. Dane będą przetwarzane przez okres przedawnienia roszczeń wynikających z zawartej między stronami umowy.

4.10 Zarządzanie i raportowanie wewnętrzne.

4.11 Marketing własnych produktów.

4.12 Analiza i rozwój procesów biznesowych i jakościowych.

4.13 Wykorzystywanie plików cookies (omówione w pkt IV). Podstawą prawną takiego przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit a RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe na podstawie dobrowolnie udzielonej zgody (zapytanie na wykorzystywanie cookies w trakcie wizyty na stronie www.jollyheap.com).

Dane osobowe pochodzące z plików cookies będą przetwarzane do czasu zdezaktualizowania się lub utraty przydatności lub wycofania zgody, jednak nie dłużej niż przez 3 lata.

5. O jakich danych mówimy?

Dla każdego procesu i celu gromadzimy różne rodzaje danych, które mogą obejmować:

– dane osobowe, które przekazujesz nam telefonicznie lub dane te są przesyłane przez Ciebie do nas za pośrednictwem formularza kontaktowego na naszej stronie internetowej (czyli imię i nazwisko, adres mailowy i numer telefonu);
– nazwę firmy lub działalności;
– adres i dane kontaktowe (np. ulica, numer domu, kod pocztowy, adres e-mail, telefon);
– inne dane identyfikacyjne (NIP, REGON, numer rejestracji działalności, numer dowodu osobistego lub PESEL);
– dane bankowe (np. numer rachunku, nazwa banku);
– dane organizacyjne (np. stanowisko/funkcja);
– dane podstawowe z umów (np. data zawarcia, numer umowy, przedmiot umowy, czas trwania, wartość lub cena przedmiotu umowy, warunki realizacji towarów);
– informacje dotyczące realizowanych transportów i przesyłek;
– numery, daty, wartości i treści faktur oraz innych dokumentów finansowo -księgowych.

6. Czy podanie danych jest dobrowolne?

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak niepodanie danych oznaczonych jako niezbędne uniemożliwi kontakt z Użytkownikiem.  Podanie danych osobowych w celu odpowiedzi na kontakt oraz zbieranych w ramach plików cookies jest dobrowolne.

7. Czym są pliki cookies i w jakim celu są zbierane?

Pliki cookies to dane informatyczne, w szczególności pliki tekstowe, które przechowywane są w urządzeniu, za pomocą którego Użytkownik przegląda zawartość strony internetowej. Dane te zawierają informacje automatycznie zbierane podczas wizyty użytkownika na stronie, obejmujące adres IP, dane na temat używanej przeglądarki, adres URL strony poprzednio odwiedzanej przez użytkownika (referer link), informacje o transmisji i raporty o ewentualnych błędach. Pliki cookies są wykorzystywane w celu dostosowania zawartości strony internetowej do preferencji Użytkownika, utrzymania sesji w trakcie wizyty Użytkownika na stronie, tworzenia statystyk i analizy zachowań Użytkowników, a także jako materiał pomocniczy służący do administrowania serwerem.

W celu śledzenia aktywności i tworzenia statystyk wykorzystywane są narzędzia Google’a, takie jak Google Analytics. Google nie wykorzystuje zebranych danych do identyfikacji Użytkownika ani nie łączy tych informacji w celu umożliwienia identyfikacji. Szczegółowe informacje o zakresie i zasadach zbierania danych w związku z tą usługą można znaleźć pod linkiem: https://www.google.com/intl/pl/policies/privacy/partners.

Użytkownik może czasie dokonać zmiany ustawień dotyczących dostępu i przechowywania cookies przy pomocy ustawień przeglądarki lub ustawień urządzenia końcowego, za pomocą którego przegląda zawartość strony internetowej.

8. Jak długo będziemy przetwarzać dane osobowe?

Dane osobowe Użytkowników, którzy je przekazali, będą przetwarzane przez okres świadczenia usług, a w uzasadnionych sytuacjach także po zakończeniu ich świadczenia, m.in. w wypadkach przewidzianych przepisami prawa lub w celach rozliczeniowych, statystycznych lub dochodzenia roszczeń. Dane osobowe Użytkowników gromadzone w plikach cookies oraz w celach marketingowych będą przetwarzane do momentu złożenia uzasadnionego sprzeciwu lub wycofania zgody na takie przetwarzanie.

9. Odbiorcy danych

Dane osobowe Użytkowników są przekazywane podmiotom świadczącym na rzecz Administratora usługi, w tym usługi IT, pocztowe, kurierskie, hostingowe oraz współpracę marketingową, przy czym powierzenie następuje wyłącznie w zakresie i celach określonych przez Administratora, na podstawie umowy. Dane mogą być również przygotowane podmiotom uprawnionym do ich uzyskania na podstawie obowiązującego prawa.

10. Przekazywanie danych poza obszar EOG

Dane mogą być, w niektórych przypadkach przekazywane do odbiorców spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego, tj. do Google LLC w oparciu o odpowiednie zabezpieczenia prawne, którymi są standardowe klauzule umowne ochrony danych osobowych, zatwierdzone przez Komisję Europejską.

11. Prawa osób, których dane dotyczą

Użytkownikom, których dane osobowe są przetwarzane przez Administratora, przysługuje prawo do:

•  prawo wycofania zgody na przetwarzanie danych – w każdej chwili, bez podania przyczyny;
•  prawo dostępu do danych osobowych – prawo do uzyskania określonych informacji o przetwarzaniu danych osobowych, a także do uzyskania kopii danych;
•  prawo żądania sprostowania danych osobowych – prawo do zażądania poprawienia lub uzupełnienia nieaktualnych danych;
•  prawo żądania usunięcia danych osobowych – tzw. prawo do zapomnienia, w sytuacji gdy przetwarzanie nie jest już uzasadnione w świetle przepisów prawa;
•  prawo żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych – prawo zażądania ograniczania przetwarzania tylko do przechowywania lub innych operacji na danych, dopóki nie ustaną uzasadnione przyczyny;
•  prawo wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania – z uwagi na szczególną sytuację osoby, której dane dotyczą lub jeżeli dane są przetwarzane w celach marketingowych;
•  prawo do przenoszenia danych osobowych – prawo do uzyskaniu zapisu danych w ustrukturyzowanym formacie, zakresie w jakim dane są przetwarzane w związku z zawartą umową lub wyrażoną zgodą.

Użytkownik ma również prawo wnieść skargę w związku z przetwarzaniem danych osobowych do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

12. Jak się z nami skontaktować, aby skorzystać z powyższych praw lub uzyskać dodatkowe informacje nt. przetwarzania danych osobowych?

We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych prosimy o kontakt mailowy pod adresem info@jollyheap.com.